Cómo hacer las reuniones profesionales

A diario, en todo el mundo, se utilizan salas de reuniones para hacer encuentros profesionales. Las reuniones son una parte esencial del funcionamiento habitual de las empresas y organizaciones. En ellas se realizan discusiones importantes que conducen a la toma de muchas de las decisiones empresariales.

Según, un artículo de la Revista Harvard Business, hay estudios que demuestran que las reuniones han aumentado en duración y frecuencia en los últimos 50 años, ocupando un promedio de casi 23 horas semanales del tiempo de los ejecutivos.

Adicionalmente, durante la jornada laboral, ocurren reuniones imprevistas. Ante estas situaciones se plantean interrogantes sobre cómo hacer las reuniones profesionales. Desde WeStart, te daremos algunos consejos de lo qué se debe hacer cuando se dirigen reuniones para que sean más efectivas.

Cómo hacer las reuniones profesionales

El éxito de una reunión depende en gran medida de que estén bien planificadas o estén bien ejecutadas. La falta de una o ambas cosas, hace que se pierda energía, tiempo y, en última instancia, dinero.

Las reuniones profesionales puedes realizarlas en el mismo lugar donde funciona la empresa u organización. Aunque, hoy en día gracias a los avances tecnológicos puedes realizarlas de manera virtual mediante una sala de reuniones en Zoom, sala de reuniones Google u otras.

De igual manera, puedes optar por la opción de realizarlas en una sala de reunión en alquiler.

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Consejos para la gestión de reuniones

Aquí te dejamos con ocho consejos para la gestión de reuniones profesionales, que de seguro, te ayudarán a que sean más productivas y eficaces.

1- Preparar la reunión

El primer consejo para la gestión de reuniones es prepararse a conciencia. La falta de preparación, es la principal razón por la que las reuniones profesionales fracasan.

Antes de enviar la invitación a una reunión, detente y trata de dar respuestas a las siguientes interrogantes:

  • ¿Sabes por qué te vas a reunir?

  • ¿Cuáles son las decisiones o acciones que quieres que salgan de la reunión?

  • ¿Es necesaria una reunión?

  • ¿Podría, otra forma de comunicación como un correo electrónico, una llamada telefónica, lograr el mismo propósito de manera más eficiente?

2- Ten siempre un orden del día

Una vez que definas tu propósito y determines que realmente necesitas reunirte, escribe el propósito y los resultados en una sencilla agenda de reunión que puedas compartir con todos los participantes en la invitación a la reunión.

Enviar el orden del día con antelación ayuda a los participantes a prepararse adecuadamente para el encuentro. También es muy valioso para mantener la reunión centrada y canalizada. En el orden del día procura ser bien preciso y ser lo suficientemente específico.

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3- Invita a la sala de reuniones a las personas correctas

Puede resultar tentador incluir a todo el mundo en las invitaciones de tus reuniones (y a veces es necesario), pero hacerlo puede suponer una enorme pérdida de tiempo y energía para los asistentes.

Ten mucho cuidado con el momento en que programes tus reuniones. Hay ciertas horas del día que se consideran negativas para programar reuniones. Por lo general, se trata de la primera media hora del día, la hora de comer o la última hora del día.

Si programas reuniones en estos momentos, corres el riesgo de perder el tiempo si uno o varios participantes llegan tarde o tienen que marcharse antes de finalizar.

5- Empezar a tiempo. Terminar a tiempo o antes

Antes de iniciar la reunión es aceptable dejar que la gente interactúe durante un corto tiempo, pero también es importante asegurarte de que empieces y termines tus reuniones lo más cerca posible de la hora.

Busca formas estratégicas de controlar a los participantes para que te permitan empezar a tiempo. Considera la posibilidad de levantarte y cerrar la puerta de la sala de reuniones una vez que todos los participantes estén en ella. Con esta acción indicarás a los participantes que la reunión está a punto de empezar.

Si se acerca la hora de finalización de la reunión, puedes interponerte, con tacto, en el debate y notifica a los participantes que el tiempo se está acabando.

Durante la reunión puedes considerar la posibilidad de disuadir a los participantes de utilizar sus teléfonos para evitar distracciones innecesarias y que se alargue el tiempo de la reunión.

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6- Toma notas

Es importante tomar notas y recoger todas las conclusiones de la reunión, ya sean puntos de discusión, puntos de acción, decisiones clave o preguntas abiertas. A veces, incluso, merece la pena escribir las notas de la reunión en la pantalla de la sala de reuniones para que todos las vean.

7- Dirigir el debate

A veces, especialmente en las reuniones virtuales, es fácil que el debate se desvíe del tema. Estas divagaciones pueden ser valiosas, pero lo más frecuente es que no sean inmediatamente viables o útiles. En esos momentos, es importante guiar la conversación de vuelta al tema de la agenda.

Si en algún punto de la reunión la conversación se está desviando, considera la posibilidad de intervenir en la conversación e indica respetuosamente que la conversación se está desviando del tema y que te gustaría retomar el orden del día.

8- Sigue con un mensaje

Las notas tomadas a lo largo de la reunión, envíalas a todos los participantes al final de las reuniones. Si hay elementos de seguimiento concretos, añádelos a tu lista de tareas pendientes o al gestor de tareas para tenerlos controlados.

Si hay que programar reuniones de seguimiento, hazlo inmediatamente para asegurarte de que no haya conflictos de programación en el futuro.

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