Cómo hacer que tus videollamadas sean productivas

Hoy te traemos consejos para que te enteres Cómo hacer que tus videollamadas sean productivas. Las videollamadas a distancia son cruciales en un momento en el que no se nos permite colaborar en persona, pero las herramientas digitales tienen sus propias características, particularidades y retos.

Si estás trabajando desde casa dada la coyuntura actual y necesitas realizar tus reuniones con clientes, socios o el equipo de tu empresa a través de videollamadas utilizando herramientas como Zoom, Google Hangouts Meet, GoToMeeting o Skype nuestros consejos son para ti.

Por suerte, hay un montón de consejos y trucos para ayudarte a navegar por las videoconferencias, pero no todos son intuitivos. Para evitar los errores del "chat" de vídeo y alinear a su equipo con las mejores prácticas, desde westart.es vamos a compartir 12 ventajas y desventajas de la etiqueta de las videollamadas con éxito.

Cómo hacer que tus videollamadas sean productivas

Participar en una reunión a partir de una videollamada puede parecer sencillo, pero tiene retos complejos que pueden poner en jaque nuestra productividad o incluso la relación que tenemos con los compañeros de trabajo y los socios comerciales.

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¿Empezamos?

1- Prueba la cámara y el micrófono con antelación

Esto es especialmente importante si estás utilizando una nueva herramienta de software o entrando en un nuevo ordenador. Cuando se empieza a utilizar un software de videoconferencia, es habitual encontrarse con una serie de ventanas emergentes que piden autorización, activación, etc.

Si no lo has hecho con antelación, toda la gente está esperando a que te instales. Ahorre tiempo a todos (y evite la vergüenza) haciendo esto por adelantado.

2- Elige un lugar con buena iluminación

La iluminación es esencial para las videollamadas, así que recuerda cómo incide la luz en tu espacio de trabajo. Lo ideal es que estés cerca de la luz natural, pero sin que ésta te dé directamente. Si no es posible en el lugar donde realizas la mayor parte de tu trabajo, considera la posibilidad de asignar otro espacio de tu casa (como la mesa del comedor o una encimera) para que sea tu zona de videollamadas.

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3- Preséntese antes de empezar a hablar

A menos que conozcas a todos los asistentes a la reunión, preséntate al principio de la misma. Esto ayuda a poner caras a los nombres y facilita que la gente se conecte a distancia. Si estás en una teleconferencia sin vídeo, o con muchos participantes, es importante que te presentes más a menudo.

4- Vístete adecuadamente (de cintura para arriba, al menos)

Sí, una de las ventajas de trabajar a distancia es que técnicamente no tienes que cambiarte los pantalones del pijama por otro pantalón. Pero si estás en una videollamada, tus colegas o clientes podrán verte al menos de cintura para arriba.

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5- Silénciese o minimice el ruido de fondo

Es una buena costumbre silenciarse siempre que no se esté hablando para que los demás participantes no tengan que oír ningún ruido de fondo en su espacio.

El ruido de fondo puede incluir el sonido de su hijo gritando su nombre en la habitación de al lado, una sirena sonando en la calle o cualquier otra distracción. Si hablas esporádicamente, familiarízate con el botón de silencio y utilízalo siempre que alguien esté hablando.

6- Haz saber a los que te rodean que estarás en una videollamada

Si trabajas en la misma sala que otras personas, avísales de que vas a participar en una videollamada, para evitar situaciones de tu vida privada que puedan resultar incómodas o distraer la atención de la reunión.

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7- No realice una videollamada sin previo aviso

Sorprender a alguien con una videollamada sin previo aviso no es muy conveniente e incluso puede considerarse un poco ofensivo. Si realmente necesitas hablar, envía un mensaje rápido, un correo electrónico o haz una llamada telefónica y sólo si obtienes la aprobación debes encender el vídeo.

8- No llegues tarde

Esto debería ser obvio, pero no llegues tarde. Algunas personas consideran que las videollamadas son menos oficiales, pero no hay razón para ello. Trate una videollamada con la misma seriedad que una reunión en persona y llegue a tiempo.

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9- No confíes en el lenguaje corporal para expresar tu opinión

Para todas las personas que utilizan más el lenguaje corporal en las reuniones cara a cara, tengan en cuenta que esos movimientos pueden ser perturbadores en una videollamada. Intenta reducir los movimientos al mínimo siempre que sea posible.

Si, por ejemplo, señalas un gráfico detrás de ti, explica verbalmente a qué gráfico estás señalando. Ayuda a mantener una comunicación clara y centrada.

10- No interrumpas cuando alguien está hablando

Esto es tan válido en las reuniones presenciales como en las virtuales. Además de las habituales faltas de respeto y confusión, en una videollamada puede crear estática o provocar distorsiones de audio. Si interrumpes accidentalmente a alguien, corrígelo lo antes posible y dale la palabra.

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11- No hagas multitareas en segundo plano

Las videoconferencias (como todas las reuniones) no son el momento de ponerse al día con el correo electrónico, consultar las redes sociales, leer la prensa del día o hacer cualquier otro trabajo que no sea relevante para la reunión a la que se asiste. Puede ser más difícil mantener la concentración durante una sesión virtual, pero es importante que participes.

12- No te olvides de apagar cuando hayas terminado

Por último, asegúrate de cerrar la aplicación correctamente o de apagar la cámara y el micrófono cuando hayas terminado. La mayoría de las plataformas cierran todo en cuanto el organizador de la reunión cierra la ventana, pero siempre comprueba y cierra tu ventana.

Esperamos que estos consejos te sean útiles y puedas tener reuniones más efectivas y productivas, sin olvidar que al igual que organizas tu agenda de reuniones presenciales para tener días productivos, debes hacer lo mismo con las videollamadas, y evitar que te roben la energía del día.

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